9 PROBLEMAS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS QUE PUEDEN SALVARTE LA VIDA O ARRUINÁRTELA

Antonio Sánchez López

no todas las metodologías encajan en cualquier tipo o volumen de proyecto..

Cuando estás gestionando un equipo, uno de los aspectos más relevantes es la metodología que sigue. Por supuesto, todos podrían continuar trabajando por su cuenta, si se atreven, pero es muy probable que te topes con un desastre de retrasos y falta de conocimiento, que cometas siempre los mismos errores y tengas que apagar fuegos día tras día.

No obstante, pasar mucho tiempo pensando en el plan perfecto también puede ser inútil, sencillamente porque la realidad no es perfecta y no puedes obligarla a que se adapte a tu plan. Ya no se trata de la supremacía del más fuerte, sino del más rápido.

Debemos considerar que no todas las metodologías encajan en cualquier tipo o volumen de proyecto, y no todo el mundo se compromete a seguirlas.
Sin embargo, me gustaría compartir algunos problemas en los que normalmente incurro y algunos consejos que pueden ayudarte a resolver los tuyos.

1) Tu proyecto es importante, pero aún más lo es tu equipo

Debes calcular y medir el progreso de tus proyectos, nadie quiere quedarse sin presupuesto o poner en riesgo un proyecto. Pero los proyectos van y vienen y necesitas un equipo que continúe a tu lado. Utiliza cada proyecto para entrenar a tu equipo y aprender de ellos.

2) Júzgate y conócete a tí mismo

Necesitarás realizar cierta cantidad de trabajo y eso te llevará cierto tiempo. Tienes que calcular con precisión la cantidad de trabajo que has realizado y considerar que no todo el mundo sabe cuán rápido trabaja o la precisión con la que realizan la estimación. No obstante, no puedes mejorar si no conoces tu punto de partida, y no puedes continuar si no tienes el dinero necesario.

3) El secreto del Equipo Veloz

Si no te sientes cómodo contando las horas, puedes contar puntos de trabajo, estrellas, ovejas o cachorritos..

Cuando pides a tus compañeros que realicen el seguimiento y registro del tiempo que dedican a cada tarea, pueden sentirse intimidados. Quizás piensen que estás tratando de averiguar si están trabajando o no, cuando la realidad es que eso ya lo sabes sin necesidad de espiarles. El verdadero valor de realizar un seguimiento es mejorar en las estimaciones, y los primeros que se beneficiarán de esa información serán ellos mismos. En nuestro caso, medimos las horas de trabajo efectivo y nuestra velocidad es de cerca de 6h al día por miembro de equipo, lo que significa que podemos elegir tareas que hagan una suma de 180 h cada esprint, y aprovecharlas al máximo (empleando esprints de dos semanas y tres compañeros). Si te retrasas en las entregas, tener un rastreo de la velocidad te ayudará a predecir si necesitas cambiar la fecha de entrega o estimar cuánto te retrasarás. Si no te sientes cómodo contando las horas, puedes contar puntos de trabajo, estrellas, ovejas o cachorritos, lo que sea que te ayude a medir la cantidad de trabajo que eres capaz de realizar en un periodo de tiempo concreto.

4) Registra incluso los fallos

Una de las frases que dirá alguien nuevo es “No sé cómo estimar, no sé cuánto tiempo me tomará… no sé…”. No importa si no lo saben, la idea es que tienen que aprender. Seguramente dicen eso porque temen equivocarse, pero equivocarse les enseñará lo que deben corregir. Si subestimaste un 30%, sabrás que debes añadir esa cantidad en tu próxima estimación. Si tus estimaciones en las tareas individuales son correctas, pero en tus proyectos aumentan, puedes comparar la estimación inicial (la primera de todas las tareas iniciales) y la estimación inicial posterior (incluyendo las nuevas tareas que vayan apareciendo durante el desarrollo). Quizás a tu equipo se le den bien las estimaciones, pero hay que mejorar la definición del alcance.

5) No eres tú (quien importa), son ellos

Ciertamente, podrías elaborar una estimación para todo tu equipo, pero la realidad es que no eres el único que va a realizar este trabajo. Por supuesto, cuando ganes en experiencia sabrás que ciertas tareas deberían hacerse en un tiempo determinado y que todos deben mejorar. Sin embargo, debes tener en cuenta lo obvio, ahora mismo ese compañero principiante necesita el doble de tiempo que tú o que tu compañero más experto necesitarían para ejecutar el mismo trabajo.

6) ¡¡Acábalo todo!!

El tiempo gastado en justificaciones estaría mejor empleado en intentar encontrar una solución

Cualquiera que sea la cantidad de trabajo que hayas realizado con anterioridad, lo más importante es la cantidad de trabajo que queda por hacer. Cuando trabajas en una tarea te preocupas por cuánto tiempo te está tomando, pero aún más importante es cuánto trabajo falta por hacer. Ése es tu objetivo, finalizar todo el trabajo. Por otro lado, no puedes cambiar el pasado, todo lo que puedes cambiar es lo que harás después. Sea cual sea el error que hayas cometido, debes enfocarte en lo próximo que hagas. Algunos se pasarán días justificando sus errores; la idea es que las personas cometemos errores, eso ya lo sabes, tú también los cometerás. El tiempo gastado en justificaciones estaría mejor empleado en intentar encontrar una solución.

7) Juega al Poker

Hay un juego de cartas llamado Planning Poker, en el que cada miembro del equipo escoge una carta con un valor y la esconde. Una vez todos hayan escogido su carta, las muestran y pueden ocurrir dos cosas:
– Todas tienen un valor similar, lo que significa que podrías estar en lo cierto en cuanto a la estimación, todos están de acuerdo.
– Alguien tiene un valor más alto o más bajo, lo que significa que tú has observado cierta dificultad que tus compañeros no han visto, o que tú o tus compañeros pueden tener una solución mejor o más rápida al problema (¡quizás lo hiciste antes en otro proyecto y ya está resuelto!)

8) Reuniones diarias muy cortas

Las reuniones diarias cortas son de gran ayuda para conocer el estado actual de un proyecto y evitar trabajar más de lo necesario. Pero una reunión corta debe ser corta:
– Utilicen el cronómetro del teléfono móvil, 1 minuto por persona, no necesitan más.
– Hablen sobre lo que hicieron ayer y lo que piensan terminar hoy.
– Si tienen algún problema, coméntenlo.
– ¡No los resuelvan en estas reuniones! Si hay algo que necesitan discutir, tomen nota de ello y organicen otra reunión al respecto.

9) Hazte el paranoico

Las cosas que “deberían estar bien”, no lo están a menos que tengas prueba de ello. Las cosas que una vez funcionaron puede que ya no lo estén haciendo. HAZTE EL PARANOICO.