La gestión de grupos remotos de trabajo (Parte 2)

Izzat Sabbagh Rodríguez

En el anterior Post habíamos enumerado las cuestiones a tener en cuenta a la hora de trabajar de esta manera en tres grandes áreas:

A. El Equipo Humano
B. Las Herramientas de trabajo.
C. Los Procesos Internos

Una vez comentado el primer apartado, El Equipo Humano, vayamos con las otras dos áreas:

Es poco probable que, si no conoces a los candidatos, seas capaz de acertar a la primera, pero su participación en pequeños proyectos inicialmente puede ser una forma de validar la idoneidad del recurso para conformar equipos estables en el futuro.

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Podríamos dividir las cuestiones a tener en cuenta a la hora de trabajar de esta manera en tres grandes áreas:

B. Las Herramientas de trabajo.

Una vez tenemos el equipo conformado, debemos poder disponer de un conjunto de herramientas que nos permitan colaborar y trabajar en el proyecto.

A nivel personal, y dentro de Singular Factory, después de utilizar muchas herramientas actualmente gestionamos nuestras necesidades para los equipos remotos, y según las necesidades, en las siguientes:

Corporapp, Basecamp, Google Docs y Gotomeeting como herramientas de comunicación con el equipo y el cliente.

b.1 Gestión global del Proyecto. Basecamp es una herramienta que nos permite concentrar toda la actividad de la gestión en un entorno sencillo para la colaboración. Con ella tenemos comunicación asíncrona, documentación pasiva y un punto de confluencia para los participantes del proyecto. Por otro lado, para la comunicación instantánea, utilizamos Corporapp, una herramienta que nos permite saber de todos un poco, tener un servicio de mensajería interno sin comprometer los números de teléfonos personales, así como un servicio de noticias de interés.

b.2 Comunicación con el cliente. Basecamp vuelve a ser la elegida para dar soporte a esta necesidad. Un entorno amigable y fácilmente accesible para nuestros clientes, en el cual pueden acceder a los contenidos compartidos y hacer un seguimiento del estado de su proyecto.
A la hora de realizar video-conferencias, usar la herramienta interna, Skype, nos limita debido al hecho de que el cliente debe tenerla instalada también. Así que nuestra opción es Gotomeeting, una herramienta potente de videoconferencia que permite a cualquier usuario acceder mediante su navegador web.

b.3 Colaboración interna en la documentación. En este caso, la suite de Google es la seleccionada. Con Google Docs, tenemos la posibilidad de colaborar conjuntamente en la documentación activa de los proyectos. Documentos, Hojas de Cálculo así como Presentaciones son compartidas a través de esta plataforma de forma exitosa.

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b.4 Colaboración interna en el código. Necesitarás un sistema de control de versiones para que tu código pueda ser generado de forma distribuida En este caso, Git es nuestra apuesta, rápido y eficiente, con un montón de clientes que te permiten de forma amigable y sencilla gestionar el código de cualquier tipo de proyecto.

b.5 Gestión del desarrollo. Sin duda, una necesidad interna a la hora de implementar la metodología Scrum. Trello es nuestra elección, por su simplicidad y interface visual y amigable. Nos sirve perfectamente para lo que necesitamos.

Los correos electrónicos se convierten con el tiempo en depósitos de información desordenada y de difícil gestión.

b.6 Comunicación interna para la colaboración. En este apartado, sin duda encontramos la herramienta mas usada para consolidar un grupo remoto de trabajo. Skype, la herramienta asíncrona que nos permite dialogar en cualquier momento con cualquiera de los miembros del equipo. Internamente, este es el canal de acceso mutuo, tanto para texto, como para vídeo o audio.

Fíjense que no he nombrado el correo electrónico, y no ha sido una omisión por olvido, sino que no la considero una herramienta útil para los equipos remotos por el simple hecho de que, por definición, genera una ingente cantidad de información difícilmente gestionable de forma sencilla. Los correos electrónicos normalmente son útiles cuando acaban de recibirse, y si tenemos el buzón al día. A medida que pasan los días, se convierten en depósitos de información desordenada y de difícil gestión.

C. Los Procesos Internos

Es necesario que todos los miembros del equipo asuman cuanto antes la cultura de la telepresencia.

Una vez tenemos las personas y las herramientas, solo nos queda definir una metodología interna de trabajo que permita que todo el equipo funcione como una máquina engrasada.

Principalmente yo daría la máxima importancia a 2 cuestiones, la Comunicación y la Productividad.

Respecto a la Comunicación, es necesario que todos los miembros del equipo asuman cuanto antes la cultura de la telepresencia. Para estar, tenemos que estar conectados, disponibles en la red para el resto de los compañeros. Da igual que sea en tu mesa de trabajo, en tu teléfono móvil o en tu tableta. El todo es que estés ahí. Esta cuestión es irrenunciable para tratar de compensar la lejanía de los distintos miembros del equipo.

Por otro lado, la documentación de todo lo generado, debe estar siempre disponible para los demás compañeros. De nada nos sirve trabajar de forma remota, si lo que generamos no está disponible siempre para los demás.

Los equipos remotos requieren un ligero esfuerzo extra, pero permiten crear equipos que de forma presencial serían imposibles de conjuntar.

En relación a la Productividad, es importante establecerse qué debe ser desarrollado, cómo ha de hacerse, quien ha de hacerlo y cuando. Para ello deberíamos trabajar en base a hitos, y no al número de horas dedicadas ya que no tienen sentido cuando trabajamos de esta forma.

Finalmente, es gratificante para los miembros del equipo llegar a conocerse en persona en alguna ocasión. Estas reuniones afianzan el sentido de pertenencia al grupo, y permiten estrechar los vínculos entre los miembros del equipo.

Como hemos visto, el trabajo de los equipos remotos requiere un ligero esfuerzo extra para establecer cauces de la información y metodologías de trabajo, pero permite crear equipos de trabajo que de manera presencial sería imposible llegar a conjuntar. El trato lejano requiere desarrollar ciertas habilidades que normalmente no usamos en nuestro día a día con las personas que nos rodean, pero nos permite colaborar desde casa con equipos de desarrollo en proyectos de interés. ¿Te apuntas a probarlo?